Sistema de Gestão de Eventos e Financeiro

Objetivo

O cenário musical, no que tange a shows, nos últimos anos vem crescendo de forma vertiginosa exigindo cada vez mais controle e qualidade por parte dos artistas/bandas, das produtoras e dos prestadores de serviços que realizam ou participam  dos eventos. Pensando nisso a Itouch desenvolveu um produto que permite a estas empresas ter um total controle sobre os seus negócios com o custo de investimento extremamente baixo.
O sistema possui características só encontradas em sistemas que necessitam de um alto custo de investimento.

Histórico do desenvolvimento

Desde 1995  tínhamos um sistema Financeiro em ambiente DOS sendo executado na empresa Duma Produções. Em 2003 o Sr. Marcelo Brasileiro, sócio da empresa,  nos convidou para participarmos de um processo de seleção para desenvolvimento de uma nova ferramenta onde tivesse características gerencias.
Após termos vencido o processo de seleção começou o desenvolvimento do produto em conjunto com o staff da Duma. Dessa parceria podemos aliar experiência e tecnologia. Agradecemos a sua Diretoria e seus profissionais que foram peças fundamentais para o amadurecimento da ferramenta e possibilitar com absoluta certeza que o produto esteja pronto para atender as expectativas do mercado.
Nosso objetivo é transformar este sistema numa ferramenta de  excelência para o mercado de eventos, produtoras, banda, shows, etc. O produto vem  passando por constantes evoluções, além de diversas melhorias já planejadas e sugeridas.

Características

O sistema é multi-empresa/filial, você poderá cadastrar quantas empresas/filiais desejar controlar.

O sistema controla todo o acesso ao sistema e aos seus módulos, através de criação de perfis de acesso, permitindo total segurança quanto à manipulação dos dados.

O sistema possui um controle de auditoria embutido em que permite detectar quando e quem realizou uma transação de inclusão, alteração ou exclusão, inclusive com o estado da informação:

• Inclusão – Estado de todos os campos
• Alteração – Estado da informação antes e após a alteração
• Exclusão – Estado de todos os campos

Desta forma conseguimos detectar todos os estados que a informação passou pelo sistema.

Todas as consultas possuem características gerencias

Descrição dos Módulos

• Cadastro Geral

Este módulo é responsável pelo cadastramento da(s) empresa(s), para cada empresa cadastrada poderemos:

• Montar a estrutura organizacional (Centro de Resultado)
• Estrutura de conta gerencial de fluxo de caixa
• Criação de demonstrativos de resultado
• Clientes
• Fornecedores
• ...

Tela de Cadastro dos dados da empresa e de sua estrutura gerencial

• Agenda de Compromissos

Permite criar quantas agendas desejar controlar, cada uma dela poderá ser de uso pessoal como empresarial, para cada agenda criada você poderá definir quais os usuários que poderá ter acesso e que tipo de ação (inclusão, alteração e exclusão). No módulo registro da agenda você poderá:

• Anexar documentos a uma nota
• Tornar uma nota recorrente
• Reagendar uma nota
• Classificar a agenda
• Definir que a nota deverá disparar um alarme
• Associar uma nota a um tipo de evento e a um contrato
• Criar lista de tarefas pendente podendo anexar documentos

Tela dos agendamentos realizados para uma agenda específica

• Eventos

Responsável por cadastrar os contratos. Podemos associar para cada contrato informações como:

• Visualização da agenda em tela por Ano, Semestre e Trimestre
• Relacionar um ou mais eventos ao contrato
• Classificar um Evento por um tipo :
  • Show em palco
  • Show em palco com participação na bilheteria
  • Show em trio
  • Micareta
  • ...

Para as situações que se deseja controlar, utilizando uma única empresa, diversos artistas/bandas poderíamos utilizar este campo para definir quais os artistas, esta informação afetaria a visualização da programação apresentando por artista/banda.

• Definir quais as entidades que participaram de um determinado evento tais como:
  • Quem foi o contratante e suas responsabilidades contratuais
  • Quais foram os patrocinadores
  • Quais foram os fornecedores denominado “terceiros”
    • Suas responsabilidades
    • Relação dos funcionários  que participaram do evento
  • Quem foi o contratado
    • Suas responsabilidades
    • Relação dos funcionários  que participaram do evento
• Definição de percentuais entre os parceiros para um contrato, permitindo a prestação de contas entre as empresas envolvidas num contrato
• Anexar qualquer tipo de documento ao contrato (ex: word, pdf, excel, corel ...)
• Consultar  o resultado do evento
• Relacionar ocorrências ao contrato (ex: briga, falsificação de ingressos, segurança ...)

Tela de consulta da programação (anual, semestral e trimestral)

Tela de cadastros dos dados do contrato, evento e patrocinador

Tela de cadastro do Contrato/Evento

Tela de cadastro dos envolvidos no contrato com suas responsabilidades

Tela de cadastro dos parceiros envolvidos no contrato

Consulta da prestação de contas dos parceiros envolvidos no contrato

Tela de consulta da posição financeira do evento

Tela de cadastro de documentos anexado ao contrato

Tela de cadastro das ocorrências relacionadas ao contrato

Tela de previsão de pagamento e recebimento

Através da tela de Questionário você poderá criar qualquer tipo de documento, através de um cadastramento no estilo de arvore você poderá  associar a um item analítico os seguintes tipos de dados:

• Texto
• Numérico
• Lógico(Sim/Não)
• Inteiro
• Fracionário

Exemplo:

1º Nível - Nome do Documento
2º Nível – Perguntas
3º Nível - Respostas

Cadastro dos Questionário

Desta forma você poderá criar qualquer tipo de informação associa a um documento  e posteriormente poderá alimentar as informações associando aos envolvidos no contrato.

OBS: Em breve estaremos disponibilizando o módulo onde você poderá
aplicar o questionário aos envolvidos no contrato (patrocinadores, terceiros, contratante, contratado, ao evento e ao próprio contrato).

• Financeiro

Além de ter o controle total sobre Contas a Pagar e a Receber, você poderá:

• Lançar os tipos de contas que ocorrem freqüentemente na empresa, para geração automática dos dados, tanto para o contas a pagar como o contas a receber
• Existe um módulo especifico para as empresas que possuem movimentações gerados por parceiros por cartões de credito (venda de abada), ele lê os registros para um formato especifico e gera automaticamente as informações para o contas a pagar e a receber
• Através de parâmetro você poderá determinar se o sistema irá trabalhar com a autorização do pagamento, desta forma, o modulo de liquidação só enxergará os registros que foram autorizados os pagamentos
• Controle sobre o rateio dos impostos
• Consultas gerenciais

Lançamentos do Contas a Pagar e os rateios do Centro de Resultado e/ou Eventos

Uma das consultas/relatórios dos sistema – Rateios dos Eventos

Consulta/relatório da posição por fluxo de caixa por mês ao longo de um ano

Gráfico posição de “Benefícios” do fluxo de caixa por mês ao longo de um ano

Consulta/Relatório da previsão do fluxo de caixa mos últimos 10 dias úteis

• Tesouraria

Neste módulo teremos controle sobre os lançamentos realizados na tesouraria bem como o controle sobre os saldos das contas correntes do sistema e das contas conciliadas. Neste módulo iremos também:

• Realizar a liquidação dos pagamentos (emitir cheques, cópia de cheque)

• Realizar as transferências bancárias

• Realizar adiantamentos

• Consultas gerenciais

Tela de entrada de dados do módulo da Tesouraria

Consulta dos Saldos das Contas Bancárias

Consulta do faturamento

Consulta do Balancete Sintético

• Utilitários

Permite ao administrador do sistema definir quem deverá ter acesso aos módulos do sistema bem e quais os direitos de acesso ele poderá executar (consulta, inclusão, alteração e exclusão), alem de outras rotinas como:

• Cadastrar um novo usuário para o sistema

• Trocar senha

• Desbloquear um usuário logado

• Trocar a empresa ativa

• Consulta ao módulo de auditoria

Módulo Gerencial para extração e cruzamento das informações

Utilizamos nossa solução de Business Intelligence(BI), Bi-Express, para agregar ao nosso produto um módulo que permita analisar as informações financeiras e as referentes ao negócio do cliente por uma outra perspectiva.

Módulo responsável por geração das consultas gerenciais ele  permitira ao gerente se sentir confortável para manipular sua base de conhecimento permitindo cruzar suas informações, filtrar, agrupar, descer ou subir na granularidade desejada no tempo solicitado (Ano, Semestre, Trimestre, Mês, Semana e Data) ,  possibilitando um  total conhecimento do seu negócio agilizando na tomada de decisão.

Benefícios do BI–Express

• Ferramenta gerencial de apoio a tomada de decisão
• Permite ao usuário manipular sua informação sem a necessidade de conhecimentos técnicos de TI
• Facilidade na criação de consultas conforme a sua necessidade
• Permite sair de uma informação num nível mais alto para um mais baixo e vice versa (conceitos de Drill-Down e Drill-Up)
• Facilidade de ordenar qualquer campo seja em ordem ascendente ou descendente
• Permite filtrar as informações em qualquer dimensão
• Criação de consultas utilizando conceito de TOP N em qualquer dimensão
• Impressão da consulta utilizando o conceito “What you see is what you get”
• Exportação da consulta para Excel, HTML e XML
• Geração de gráficos em cima da consulta gerada
• Permite de dentro do gráfico realizar Drill-Down, Drill-Up customizar, filtrar dentre outras características

Para maiores informações sobre o Bi-Eexpress

Módulo de Reserva

Este módulo foi desenvolvido utilizando recursos de conexão remota, permitindo o usuário utilizar o ambiente da internet para ter acesso aos dados remotamente.

Ao entrar no módulo de Reserva o sistema apresentará uma agenda contendo a visão das reservas realizadas, será apresentado a posição do mês anterior, atual e posterior. Você poderá ter a visão de todos os artistas ou de um específico.

Consulta as Reservas realizadas

Na visão de todas as Bandas/Artistas não será permitido criar os contatos nem editar as reservas, só após selecionar uma Banda/Artista especifico que será apresentado às abas de Dados de Reserva e Contatos da Agenda.

O primeiro passo é registrar os contatos realizados pelos clientes interessados em contratar a Banda/Artista. A tela está divida em duas partes, a primeira, que se encontra ao lado esquerdo da tela trata dos dados dos contatos realizados pelos cliente e do lado direito encontra-se o que foi relatado entre as partes.

Futuramente este conjunto de informações  será uma fonte valiosa para identificar tendências através das consultas geradas pelo BI-Express.

Aba de contato da agenda

No momento que se transforma o contato numa Reserva o sistema transporta os dados para a de Dados da Reserva alterando o status de Contato para Reserva. A partir deste momento você complementará as informações da Reserva.

Aba de Dados da Reserva

No momento que o status da Reserva for colocado como “Fechado”  o módulo de contrato apresentará todas as Reservas que até o momento não foi transformada em Contrato . Ao selecionar a Reserva as informações serão transportadas para o modulo de Contrato fazendo onde será feito um link entre os módulos da Reserva e do Contrato.

OBS: Este módulo até o momento não foi liberado para os clientes ele se encontra em fase de testes e em breve será disponibilizado.

Rotinas atualmente em desenvolvimento

• Módulo de Questionário Dinâmico

Permitir gerar, pelo próprio usuário, questionários dinâmicos onde estes poderão ser aplicados aos seguintes grupos de informações vinculado ao módulo de Contrato:

• ao contrato

• ao evento

• ao patrocinador

• ao contratante

• ao contratado

• aos terceiros

Desta forma você poderá obter informações sobre um contrato das mais variadas possíveis, bastando para isso criar um questionário que atenda as necessidades de informação.

Exemplo:

• Resultado qualitativo do evento

• Satisfação dos integrantes da banda

• Ficha de qualidade dos serviços dos terceiros

• Tarefas que deverão ser realizadas por cada terceiro envolvido num evento

• Definição de metas a serem alcançadas no evento

• ...

Com isto permitirá num momento de uma nova contratação avaliar o evento na parte financeira, qualitativa e quantitativa gerando informação para uma tomada de decisão mais apurada.

• Módulo Contábil

Responsável pelo controle das informações contábeis da empresa, as informações serão geradas automaticamente através do preenchimento módulo responsável por definir o comportamento entre as informações geradas no financeiro e o seu comportamento na contabilidade.